Fast jede geschäftliche Website hat zwei Seiten, die wahrscheinlich zu den am wenigsten gelesenen Seiten überhaupt gehören: das Impressum und die Datenschutzerklärung.
Trotzdem sind beide ziemlich wichtig. Denn eine Website besteht nicht nur aus Startseite, Bildern und Kontaktmöglichkeiten. Sobald eine Website geschäftlich betrieben wird oder personenbezogene Daten verarbeitet, kommen auch bestimmte Informationspflichten dazu.
Aber was muss eigentlich in diese Seiten hinein? Und braucht wirklich jede Website dasselbe?
Hinweis: Dieser Artikel soll einen verständlichen Überblick geben und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Welche Angaben für eine konkrete Website erforderlich sind, hängt unter anderem vom Unternehmen, der Tätigkeit und den tatsächlich eingesetzten Diensten ab.
1. Was gehört ins Impressum?
Das Impressum soll vor allem zeigen, wer hinter einer Website beziehungsweise einem digitalen Dienst steckt und wie diese Person oder dieses Unternehmen erreichbar ist.
Für geschäftsmäßige digitale Dienste schreibt § 5 des Digitale-Dienste-Gesetzes (DDG) bestimmte Angaben vor. Dazu gehören unter anderem der Name und die vollständige Anschrift sowie Angaben, über die eine schnelle elektronische Kontaktaufnahme möglich ist, einschließlich einer E-Mail-Adresse. Je nach Unternehmen können weitere Angaben hinzukommen.
Bei einem kleinen Unternehmen kann ein Impressum deshalb beispielsweise Angaben wie diese enthalten:
- Name beziehungsweise Unternehmensname
- vollständige Anschrift
- E-Mail-Adresse
- weitere Kontaktmöglichkeiten
- Rechtsform, sofern relevant
- vertretungsberechtigte Personen, sofern relevant
- Handelsregister und Registernummer, sofern vorhanden
- Umsatzsteuer-ID oder Wirtschafts-Identifikationsnummer, sofern vorhanden
- zuständige Aufsichtsbehörde, wenn für die Tätigkeit eine behördliche Zulassung erforderlich ist
Welche Angaben tatsächlich benötigt werden, hängt also vom jeweiligen Unternehmen ab. Ein Einzelunternehmer ohne Handelsregistereintrag braucht beispielsweise nicht dieselben Angaben wie eine GmbH mit Handelsregistereintrag.
Wichtig ist außerdem, dass die Informationen leicht erkennbar und unmittelbar erreichbar sein müssen. Das Impressum sollte also nicht irgendwo versteckt sein, wo man es erst nach längerer Suche findet.
2. Was ist die Datenschutzerklärung?
Während das Impressum vor allem darüber informiert, wer hinter einer Website steckt, geht es bei der Datenschutzerklärung darum, was mit den personenbezogenen Daten der Besucher passiert.
Personenbezogene Daten sind dabei nicht nur besonders private Informationen. Auch Dinge wie eine E-Mail-Adresse, eine IP-Adresse oder andere Informationen, die sich einer Person zuordnen lassen können, können unter den Begriff fallen.
Die Datenschutz-Grundverordnung, kurz DSGVO, schreibt vor, dass betroffene Personen darüber informiert werden müssen, wie ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Dazu gehören unter anderem Informationen darüber, wer für die Verarbeitung verantwortlich ist, zu welchem Zweck Daten verarbeitet werden und auf welcher Rechtsgrundlage dies geschieht. Je nach Fall kommen weitere Informationen hinzu.
Das bedeutet: Eine Datenschutzerklärung ist nicht einfach eine allgemeine Erklärung wie „Wir achten auf Datenschutz“. Sie soll konkret erklären, was auf dieser Website mit Daten passiert.
3. Warum sieht nicht jede Datenschutzerklärung gleich aus?
Das ist einer der wichtigsten Punkte beim Thema Datenschutz: Nicht jede Website funktioniert gleich.
Nehmen wir zwei einfache Beispiele:
Website A besteht nur aus einigen HTML-, CSS- und JavaScript-Dateien. Es gibt kein Kontaktformular, keine eingebetteten Videos, keine Analysewerkzeuge und keine externen Dienste.
Website B hat dagegen ein Kontaktformular, Google Maps, ein YouTube-Video, einen Newsletter und ein Analysewerkzeug.
Beide Websites können völlig unterschiedliche Datenverarbeitungen haben. Deshalb kann auch ihre Datenschutzerklärung nicht einfach identisch sein.
Bei einem Kontaktformular muss beispielsweise erklärt werden, was mit den eingegebenen Daten passiert. Werden externe Dienste eingebunden, können zusätzlich Daten an deren Anbieter übertragen werden. Werden Analyse- oder andere Trackingdienste verwendet, müssen auch diese Verarbeitungen berücksichtigt werden.
Die Datenschutzerklärung sollte deshalb zur tatsächlich verwendeten Website passen und nicht einfach von irgendeiner anderen Website kopiert werden.
4. Was hat eine Website technisch damit zu tun?
Das Interessante daran ist, dass Datenschutz nicht nur eine Frage von Texten und Dokumenten ist. Er hängt auch davon ab, was die Website technisch macht.
Eine Website kann beispielsweise beim Aufruf weitere Dateien oder Inhalte von anderen Servern laden. Dazu können unter anderem Schriftarten, Karten, Videos, Analysewerkzeuge oder andere externe Dienste gehören.
Für die Datenschutzerklärung ist deshalb relevant, welche Dienste tatsächlich eingesetzt werden und welche Daten dabei verarbeitet werden.
Das ist auch der Grund, warum eine Datenschutzerklärung nicht dauerhaft unverändert bleiben sollte. Wenn eine Website später beispielsweise Google Analytics, ein Kontaktformular oder einen neuen externen Dienst bekommt, kann sich dadurch auch die notwendige Information über die Datenverarbeitung ändern.
5. Braucht jede Website eine Datenschutzerklärung?
Sobald auf einer Website personenbezogene Daten verarbeitet werden, müssen die entsprechenden Informationspflichten beachtet werden. Welche Informationen konkret erforderlich sind, hängt dabei von der jeweiligen Verarbeitung ab. Die DSGVO sieht hierfür unter anderem die Informationspflichten aus Artikel 13 und 14 vor.
Deshalb sollte man nicht einfach davon ausgehen, dass eine Datenschutzerklärung auf jeder Website gleich aussehen muss oder dass eine einmal erstellte Vorlage für alle Fälle passt.
Auch eine sehr einfache Website kann bereits Datenverarbeitungen haben, die berücksichtigt werden müssen.
6. Und was ist mit Cookies?
Cookies werden beim Thema Datenschutz besonders häufig genannt. Dabei ist „Cookie = immer Zustimmung erforderlich“ zu einfach.
Entscheidend ist unter anderem, welche Funktion ein Cookie oder eine andere Technologie hat und wofür sie eingesetzt wird. Nicht jede technische Speicherung funktioniert gleich und nicht jede Verarbeitung basiert auf derselben Rechtsgrundlage.
Auch dieses Thema würde allerdings den Rahmen dieses Artikels sprengen. Darum schauen wir uns Cookies, externe Dienste und Einwilligungen in einem eigenen Beitrag genauer an.
Fazit
Impressum und Datenschutzerklärung erfüllen also zwei unterschiedliche Aufgaben.
Das Impressum beantwortet vor allem die Frage: Wer betreibt diese Website und wie kann ich diese Person oder dieses Unternehmen erreichen?
Die Datenschutzerklärung beantwortet dagegen die Frage: Was passiert mit meinen personenbezogenen Daten, wenn ich diese Website benutze?
Beide Seiten sollten deshalb nicht einfach als Pflichtseiten betrachtet werden, die man einmal erstellt und anschließend vergisst. Sie sollten zu dem Unternehmen und vor allem zu der Website passen, die tatsächlich betrieben wird.
Und genau hier wird es interessant: Vieles, was für Datenschutz relevant ist, sieht man als Besucher einer Website auf den ersten Blick gar nicht.
Welche externen Dienste eine Website lädt und was dabei technisch passiert, schauen wir uns deshalb in einem weiteren Beitrag genauer an.